Tata Kelola TI ( IT Governance)

Tata Kelola TI  (IT Governance)

Definis Tata Kelola TI

Tata kelola teknologi informasi  atau IT governance merupakan cabang dari sistem tata kelola perusahaan yang berfokus pada teknologi informasi (TI) serta kinerja dan manajemen risiko. Meningkatnya minat IT governance muncul terutama karena inisiatif kepatuhan (seperti Sarbanes-Oxley di AS dan Basel II di Eropa) serta pengakuan tumbuh dari kemudahan proyek TI untuk lepas kendali yang dapat mengakibatkan besar terhadap kinerja organisasi.

Tema utama diskusi tata kelola TI adalah bahwa teknologi informasi tidak bisa lagi menjadi kotak hitam. Secara tradisional, penanganan kunci pengambilan keputusan di bidang teknologi informasi yang diberikan kepada profesional TI karena pengalaman teknis terbatas eksekutif lainnya di tingkat direksi perusahaan serta kompleksitas sistem TI itu sendiri.

IT governance untuk membangun sistem yang semua pemangku kepentingan, termasuk direksi dan komisaris serta pengguna internal dan bagian terkait seperti keuangan, dapat memberikan masukan yang diperlukan untuk proses pengambilan keputusan. Hal ini untuk mencegah satu pihak tertentu, biasanya TI, disalahkan untuk keputusan yang salah. Hal ini juga mencegah munculnya keluhan dari pengguna nanti sistem yang tidak memberikan hasil atau kinerja seperti yang diharapkan

Tatakelola teknologi informasi bukan bidang yang terpisah dari pengelolaan perusahan, melainkan merupakan komponen pengelolaan perusahaan secara keseluruhan, dengan tanggung jawab utama sebagai berikut:

1.   Memastikan kepentingan stakeholder diikutsertakan dalam penyusunan strategi  perusahaan.

2.    Memberikan arahan kepada proses-proses yang menerap kan strategi perusahaan.

3.   Memastikan proses-proses tersebut menghasilkan keluaran yang terukur.

4.   Memastikan adanya informasi mengenai hasil yang dipero leh dan mengukurnya.

5.   Memastikan keluaran yg dihasilkan sesuai dgn yg diharap

Tujuan Tata Kelola TI

Tujuan utama dari tata kelola TI adalah:

1.     Memastikan insvestasi bidang TI mendukung strategi bisnis, dan 

2.     Mitigasi terhadap risiko yang terkait TI dalam organisasi.

tujuan tata kelola TI adalah untuk menyelaraskan setiap proses-proses bisnis yang ada dengan teknologi informasi. Artinya adalah dengan adanya struktur dan proses yang diperlukan dalam investasi teknologi informasi, pihak manajemen dapat memastikan teknologi informasi yang dilakukan sesuai dengan strategi bisnis yang ada.  Selain itu terdapat tujuan tata kelola TI lainnya adalah sebagai berikut :

-       Menyelaraskan teknologi informasi dengan strategi perusahaan serta realisasi dari keuntungan-keuntungan yang telah  dijanjikan dari penerapan TI.

-       Penggunaan teknologi informasi memungkinkan perusahaan mengambil peluang-peluang yang ada, serta memaksimalkan pemanfaatan TI dalam memaksimalkan keuntungan dari penerapan TI tersebut.

-        Bertanggungjawab terhadap penggunaan sumber daya TI.

-       Manajemen resiko-resiko yang ada terkait teknologi informasi secara tepat.

Penerapan TI dalam organisasi perlu dikontrol karena investasi bidang TI relatif sangat mahal; meliputi biaya pengadaan/implementasi, biaya operasional, dan biaya pemeliharaan bahkan termasuk biaya untuk sistem-sistem yang tidak berhasil. Tata kelola TI juga diperlukan karena seringkali anggaran TI tersebar/terisolasi di berbagai satuan kerja organisasi. Selain itu, dampak kegagalan investasi bidang TI (risiko) berpotensi mematikan kelangsungan bisnis.

Pentingnya Tata Kelola TI

Di lingkungan yang sudah memanfaatkan Teknologi Informasi (TI), tata kelola TI menjadi hal penting yang harus diperhatikan. Hal ini dikarenakan ekspektasi dan realitas seringkali tidak sesuai. Pihak shareholder perusahaan selalu berharap agar perusahaan dapat :

1.     Memberikan solusi TI dengan kualitas yang bagus, tepat waktu, dan sesuai dengan anggaran.

2.     Menguasai dan menggunakan TI untuk mendatangkan keuntungan.

3.     Menerapkan TI untuk meningkatkan efisiensi dan produktifitas sambil menangani risiko TI.

Pengabaian Tata Kelola TI

Tata kelola TI yang dilakukan secara tidak efektif akan menjadi awal terjadinya pengalaman buruk yang dihadapi perusahaan, yang memicu munculnya fenomena investasi TI yang tidak diharapkan, seperti:

1.     Kerugian bisnis, berkurangnya reputasi, dan melemahnya posisi kompetisi.

2.     Tenggang waktu yang terlampaui, biaya lebih tinggi dari yang di perkirakan, dan kualitas lebih rendah dari yang telah diantisipasi.

3.     Efisiensi dan proses inti perusahaan terpengaruh secara negatif oleh rendahnya kualitas penggunaan TI.

4.     Kegagalan dari inisiatif TI untuk melahirkan inovasi atau memberikan keuntungan yang dijanjikan

Terdapat gejala-gejala tidak terkontrolnya TI yang dapat diidentifikasi sebagai berikut:

• manajemen bisnis dan manajemen TI jarang atau tidak saling berkomunikasi,
• pimpinan unit TI tidak memahami kebutuhan bisnis,
• pimpinan unit bisnis tidak memahami potensi inovasi berbasis TI,
• pimpinan unit bisnis tidak memiliki rasa memiliki terhadap inisiatif TI,
• pengelolaan TI terlalu birokratis dan lambat untuk mengakomodasi kebutuhan bisnis,
• implementasi-implementasi TI sering gagal dalam memenuhi kebutuhan bisnis atau terlambat dalam penyelesaiannya dan melampaui anggaran yang disediakan,
• risiko pemanfaatan TI tidak dipahami atau dikelola secara efektif sebagai bagian dari risiko bisnis,
• kegagalan unit TI organisasi untuk mematuhi ketentuan regulator atau kontrak dengan penggunanya, dan
• tolok ukur keberhasilan unit TI dipandang tidak ada artinya bagi unit bisnis pengguna.

Kurangnya kontrol terhadap pengelolaan TI dapat diakibatkan oleh keengganan eksekutif bisnis yang memandang bahwa TI adalah bagian terpisah dari fungsi bisnis, yaitu hanya dianggap sebagai dukungan teknis terhadap proses bisnis; atau dapat pula dianggap terlalu teknis untuk dibahas oleh level eksekutif bisnis. Perlu disadari bahwa pemanfaatan TI akan sulit berhasil tanpa adanya komitmen dari pimpinan bisnis.

Fokus area Tata Kelola TI

TGI (IT Governance Institute, 2007) memberikan 5 fokus area dalam tata kelola TI seperti  dibawah ini:  

1.      Keselarasan Strategi (Strategic Alignment). “IT Alignment is a journey not a destination” – menggambarkan bahwa keselarasan strategi TI dengan strategi TI dengan strategi bisnis adalah sebuah proses untuk mencapai tujuan perusahaan. Dalam penerapan tata kelola TI dengan bisnis untuk masa sekarang dan masa yang akan dating saja yang menjadi pokok utama dalam Stategic Alignment , tetapi juga kemampuan untuk meningkatkan nilai bisnis yang dapat meningkatkan kinerja perusahaan.

2.     Penciptaan Nilai (Value Delivery). Menurut ITGI (IT Governance Institute, 2006), Layan TI sendiri tidak akan mampu memberikan manfaat secara langsung terhadap bisnis. Manfaat tersebut hanya bisa dihasilkan bila TI (Teknologi Informasi ) diimplementasikan bersama-sama dengan peningkatan dalam bisnis, bisnis proses, kompetensi dan prinsip kerja tiap individu dalam perusahaan, serta perubahan-perubahan yang dilakukan didalam perusahaan itu sendiri. Prinsip - prinsip dasar IT value adalah tepat waktu, sesuai anggaran dan dengan manfaat yang dimaksudkan. Oleh karenanya proses TI harus dirancang, digunakan dan dioperasikan dengan cara yang efisien dan efektif yang memenuhi tujuan dan harapan perusahaan yang ditentukan oleh business value driver yang dipengaruhi oleh faktor lingkungan.

3.      Manajemen Sumber Daya (Resource Management). Pengelolaan sumber daya TI harus dilakukan secara tepat untuk kebutuhan bisnis. Sumber daya TI tersebut meliputi : perangkat lunak, perangkat keras, infrastruktur IT, peningkatan kualitas SDM dalam bidang TI dan hal-hal yang berkaitan dengan pengembangan dalam bidang teknologi.

4.      Manajemen Risiko (Risk Management). Manajemen resiko menitikberatkan pada hal-hal yang berkenaan dengan pengendalian internal dan hubungan antara perusahaan dengan pelanggan, stakeholder dan shareholder. Segala kemungkinan resiko harus dapat diidentifikasikan sehingga dapat dilakukan langkah-langkah antisipasi untuk mengurangi dampak dari terjadinya resiko tersebut. Untuk melaksanakan pengelolaan terhadap risiko, dibutuhkan kesadaran anggota organisasi dalam memahami adanya risiko, kebutuhan organisasi, dan risiko-risiko signifikan yang dapat terjadi, serta menanamkan tanggung jawab dalam mengelola risiko yang ada di organisasi. Manajemen risiko pada teknologi informasi merupakan hal yang sangat penting. Risiko yang biasa dihadapi pada teknologi informasi antara lain serangan virus yang dapat melumpuhkan kerja teknologi informasi, serangan pihak lain dengan tujuan untuk mengacaukan sistem maupun untuk mencuri data, kesalahan sistem, kerusakan sistem pendukung misalnya jaringan listrik putus, dan lain-lain. Semua risiko yang mungkin dihadapi tersebut harus diantisipasi sehingga ketika risiko tersebut terjadi tidak menyebabkan kerugian yang fatal.

5.     Pengukuran Kinerja (Performance Measurement). Pengukuran kinerja akan menjadi tolok ukur keberhasilan penerapan tata kelola teknologi informasi. Hal ini dapat memberikan gambaran apakah hasil kinerja terhadap domain tata kelola TI sudah sesuai dengan tujuan masing-masing. Pada accountability, investasi teknologi informasi harus dapat dipertanggung jawabkan. Pertanggungjawaban ini berdasarkan suatu ukuran / kriteria tertentu sehingga investasi tersebut dapat dipertanggungjawabkan. Kriteria tersebut dinilai berdasarkan kinerja yang dihasilkan oleh teknologi informasi terhadap proses bisnis dan tujuan organisasi secara keseluruhan. Penelusuran dan pengawasan implementasi dari strategi, pemenuhan proyek yang berjalan, penggunaan sumber daya, kinerja proses dan penyampaian layanan dengan menggunakan kerangka kerja seperti Balanced Scorecard yang menerjemahkan strategi ke dalam tindakan untuk mencapai tujuan terukur dibandingkan dengan akuntansi konvensional.

MODEL TATAKELOLA TEKNOLOGI INFORMASI

1. The IT Infrastructure Library (ITIL)

ITIL dikembangkan oleh The Office of Government Commerce (OGC) suatu badan dibawah pemerintah Inggris, dengan bekerja sama dengan The IT Service Management Forum (itSMF) dan British Standard Institute (BSI). Itil merupakan suatu framework pengelolaan layanan TI (IT Service Management – ITSM) yang sudah diadopsi sebagai standar industri pengembangan industri perangkat lunak di dunia.

ITSM memfokuskan diri pada 3 (tiga) tujuan utama, yaitu:

1. Menyelaraskan layanan TI dengan kebutuhan sekarang dan akan datang dari   bisnis dan pelanggannya.

2. Memperbaiki kualitas layanan-layanan TI.

3. Mengurangi biaya jangka panjang dari pengelolaan layanan-layanan tersebut

Standar ITIL berfokus kepada pelayanan customer, dan sama sekali tidak menyertakan proses penyelarasan strategi perusahaan terhadap strategi TI yang dikembangkan.

2.ISO/IEC 17799

ISO/IEC 17799 dikembangkan oleh The International Organization for Standardization (ISO) dan The International Electrotechnical Commission (IEC) ISO/IEC 17799 bertujuan memperkuat 3 (tiga) element dasar  keamanan informasi, yaitu:

1. Confidentiality – memastikan bahwa informasi hanya dapat diakses oleh yang berhak.

2. Integrity – menjaga akurasi dan selesainya informasi dan metode pemrosesan.

3.Availability – memastikan bahwa user yang terotorisasi mendapatkan akses kepada informasi dan aset yang terhubung dengannya ketika memerlukannya

3. COSO

COSO merupakan kependekan dari Committee of Sponsoring Organization of the Treadway Commission, sebuah organisasi di Amerika yang berdedikasi dalam meningkatkan kualitas pelaporan finansial mencakup etika bisnis, kontrol internal dan corporate governance

COSO framework terdiri dari 3 dimensi yaitu:

 1. Komponen kontrol COSO

COSO mengidentifikasi 5 komponen kontrol yang diintegrasikan dan dijalankan dalam semua unit bisnis, dan akan membantu mencapai sasaran kontrol internal:

a. Monitoring.

b. Information and communications.

c. Control activities.

d. Risk assessment.

e. Control environment.

2. Sasaran kontrol internal

          Sasaran kontrol internal dikategorikan menjadi beberapa area sebagai berikut:

a.       Operations – efisisensi dan efektifitas operasi dalam mencapai sasaran bisnis yang juga meliputi tujuan performansi dan keuntungan.

b. Financial reporting – persiapan pelaporan anggaran finansial yang dapat dipercaya.

c.Compliance – pemenuhan hukum dan aturan yang dapat dipercaya.

3.  Unit/Aktifitas Terhadap Organisasi

          Dimensi ini mengidentifikasikan unit/aktifitas pada organisasi yang menghubungkan kontrol internal.

          Kontrol internal menyangkut keseluruhan organisasi dan semua bagian-bagiannya. Kontrol internal seharusnya diimplementasikan terhadap unit-unit dan aktifitas organisasi.

4. Control Objectives for Information and related Technology (COBIT)

          COBIT Framework dikembangkan oleh IT Governance Institute, sebuah organisasi yang melakukan studi tentang model pengelolaan TI yang berbasis di Amerika Serikat

     COBIT Framework terdiri atas 4 domain utama:

1. Planning & Organisation.

          Domain ini menitikberatkan pada proses perencanaan dan penyelarasan strategi TI dengan strategi perusahaan.

2. Acquisition & Implementation.

          Domain ini menitikberatkan pada proses pemilihan, pengadaaan dan penerapan teknologi informasi yang digunakan.

3. Delivery & Support.

          Domain ini menitikberatkan pada proses pelayanan TI dan dukungan teknisnya.

4. Monitoring.

          Domain ini menitikberatkan pada proses pengawasan pengelolaan TI pada organisasi.

COBIT mempunyai model kematangan (maturity models), untuk mengontrol proses-proses TI dengan menggunakan metode penilaian (scoring) sehingga suatu organisasi dapat menilai proses-proses TI yang dimilikinya dari skala non-existent sampai dengan optimised (dari 0 sampai 5).

COBIT juga mempunyai ukuran-ukuran lainnya sebagai berikut:

1.     Critical Success Factors (CSF)

mendefinisian hal-hal atau kegiatan penting yang dapat digunakan manajemen untuk dapat mengontrol proses-proses TI di organisasinya.

2. Key Goal Indicators (KGI)

Mendefinisikan ukuran-ukuran yang akan memberikan gambaran kepada manajemen apakah proses-proses TI yang ada telah memenuhi kebutuhan proses bisnis yang ada. KGI biasanya berbentuk kriteria informasi:

a. Ketersediaan informasi yang diperlukan dalam mendukung kebutuhan    bisnis.

  b. Tidak adanya resiko integritas dan kerahasiaandata.

  c. Efisiensi biaya dari proses dan operasi yangdilakukan.

 d. Konfirmasi reliabilitas, efektifitas, dan compliance.

3. Key Performance Indicators (KPI)

mendefinisikan ukuran-ukuran untuk menentukan kinerja proses-proses TI dilakukan untuk mewujudkan tujuan yang telah ditentukan. KPI biasanya berupa indikator kapabilitas, pelaksanaan, dan kemampuan sumber daya TI.

Sumber :

-         www.dosenpendidikan.com

-         http://bungaridhoelditaa.blogspot.co.id

-          http://slideplayer.info/slide/2297588/

-          https://nurzaitun.wordpress.com